Il existe plusieurs manières d’utiliser le moteur de recherche du portail, les résultats mobilisés pourront varier considérablement en fonction de la méthode de recherche employée.

• La recherche simple (la plus large) :

Entrer le mot ou l’expression recherchée (sans utiliser l’autocomplétion), permet d’effectuer la recherche la plus large possible sur l’ensemble des contenus du site.

• La recherche ciblée (restreinte) :

Encadrer l’expression recherchée par des guillemets permet de restreindre la recherche à l’expression exacte. Par exemple la recherche "port d'arme" permet de rechercher l'expression exacte et non les deux mots séparément. Les résultats seront de ce fait plus restreints.

• La recherche par autocomplétion (la plus restreinte) :

Les archivistes ajoutent parfois aux descriptions des archives des mots clés pour mieux identifier des lieux, des personnes ou institutions, et des thèmes. La recherche par autocomplétion permet de faire remonter uniquement les éléments indexés par ces mots clés.

Dans tous les cas, vous pouvez choisir de restreindre la recherche aux "archives référencées" c'est-à-dire uniquement aux descriptions des documents d'archives présentes sur FranceArchives, ou aux "ressources du site" que sont les pages éditoriales.

Pour utiliser les opérateurs booléens ET, OU, SAUF, dans la barre de recherche il faut utiliser les caractères spéciaux  +, | et -.

    • OU : |. Effectue la recherche sur l'un ou l'autre terme, mais augmente le nombre de résultats. Par exemple, Bougainville |Polynésie renverra vers tous les contenus de FranceArchives comportant les termes Bougainville ou Polynésie. 
      S’utilise également avec des synonymes et des variations d’orthographe, comme harkis | supplétifs ou Sète | Cette, la commune ayant officiellement changé d’appellation en 1927.
    • ET : +. La recherche s’effectue sur les deux termes et réduit le nombre de résultats. Par exemple, Bougainville +Polynésie renverra vers des contenus de FranceArchives comportant à la fois les termes Bougainville et Polynésie. 
    • SAUF : -. La recherche s’effectue en excluant un ou plusieurs termes et réduit le nombre de résultats. Par exemple, Bougainville -Polynésie exclue les contenus de FranceArchives comportant à la fois "Bougainville" et "Polynésie"
    • Pour prioriser ou combiner des opérations, utiliser des parenthèses ( ). Par exemple, Bougainville +(Polynésie |Malouines) renverra vers des contenus de FranceArchives comportant les termes "Bougainville" et "Polynésie" ou "Malouines". 
    • Pour effectuer la recherche sur une expression exacte et réduire le nombre de résultats, l’encadrer avec des guillemets. Par exemple, "Ecole centrale de Lyon" renverra vers des contenus de FranceArchives comportant l’expression exacte "Ecole centrale de Lyon" et non pas simplement des termes comme "Ecole", "centrale", "de" et "Lyon".

 • Troncature : *. Placée à la fin d’un mot, elle permet d’élargir la recherche à tous les mots possédant la même racine. Par exemple, archéolog* ramènera les résultats correspondant à "archéologue", "archéologie", "archéologique", "archéologues"... 

Le caractère spécial doit être associé au second terme de la recherche, comme dans les exemples précédents.
Les opérateurs ne peuvent pas être utilisés avec l'autocomplétion.

Le formulaire de recherche avancée sur FranceArchives permet de construire une requête complexe sur l'ensemble des descriptions du portail en ajoutant des filtres par lieu de conservation, producteur d'archives ou dates : il permet des recherches plus précises par rapport à la recherche simple filtrée par les filtres à facettes.

Dans la partie "Type de ressources", décocher une des cases "Archives référencées" ou "Ressources du site", permet d'interroger uniquement, selon les besoins de la recherche, les instruments de recherche ou les contenus éditoriaux du site. Par défaut, les deux cases sont cochées pour interroger l'ensemble des contenus de FranceArchives, sauf la base de noms.

La partie "Par mot" est utilisée pour saisir la requête. Il est possible de combiner plusieurs expressions en plein texte avec des autorités issues de l'indexation (lieu, personne ou institution, thème) des instruments de recherche et des contenus éditoriaux, proposées par l'autocomplétion. Au moment d'ajouter un critère, il faut choisir un des opérateurs booléens ET, OU, SAUF. Par défaut "ET" est proposé. Les expressions sont traitées dans l'ordre où elles sont saisies.

La partie "Lieu de conservation" permet de filtrer les résultats sur un ou plusieurs services d'archives en utilisant la valeur "Inclure" dans la liste déroulante, ou d'en exclure grâce à la valeur "Exclure". Par défaut, la recherche est lancée sur l'ensemble des services contributeurs au portail. Ce filtre correspond au filtre à facettes "Lieux de conservation" dans la liste des résultats de recherche obtenus à partir d'une recherche simple, mais permet d'en exclure des services d'archives.

La partie "Producteurs" permet de restreindre les résultats de recherche à un ou plusieurs producteurs d'archives en les sélectionnant dans la liste déroulante après avoir saisi quelques lettres de leur nom. Les valeurs proposées proviennent directement de l'index "Producteurs" et permet de filtrer sur plus de producteurs que le filtre à facettes "Producteurs" des résultats de recherche, obtenus à partir d'une recherche simple. Il est possible de faire également une recherche plein texte : par exemple tous les producteurs avec le mot "Préfecture". Attention, tous les inventaires référencés sur le portail ne comportent pas d'indexation producteurs.

La partie "Dates" permet de faire une recherche sur une année précise ou sur un intervalle de dates. Il n'est pas possible de faire une recherche sur une date plus précise que l'année.

Le moteur de recherche interroge les métadonnées mais aussi le texte des circulaires. Une fois la recherche effectuée et les résultats obtenus, la facette "Circulaires" doit être sélectionnée dans le filtre "Types de ressources". Il est ensuite possible de restreindre le nombre de résultats en utilisant les autres filtres à facettes : 

• "Statut" permet de rechercher une circulaire par son statut actuel : en vigueur, caduc, abrogée etc. ; 
• "Affiner votre recherche", d'affiner la recherche à partir d'un terme ou d'une expression en plein texte ou d'une date ;
• "Domaine (Thésaurus)" utilise les thèmes du Thesaurus matière pour l'indexation des archives locales pour proposer une recherche à partir des grandes fonctions administratives ;
• "Période chronologique" génère la liste des circulaires publiées pendant la décennie sélectionnée ;
• "Domaine archivistique" correspond aux missions des archivistes : tri, communicabilité, collecte, archivage numérique, salle de lecture, action culturelle, etc. ;
• "Contexte historique" permet de repérer les circulaires à partir du contexte historique auquel elles se rattachent, quand celui-ci a été renseigné ;
• "Action", de filtrer les résultats par les grandes actions administratives du Thesaurus.