Cadre général

Pour connaître le contexte général de gestion des archives dans l’administration publique, il convient de se tourner prioritairement vers le Référentiel général de gestion des Archives publié en octobre 2013 par le Comité interministériel des Archives de France.

La méthodologie utilisée par l’administration des Archives de France pour décider de la conservation définitive ou de la destruction d’un document ou d’une donnée produite par l’administration est exposée dans le Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publié en juillet 2014. A noter : ce cadre remplace également par une méthode statistique unique toutes les anciennes méthodes d’échantillonnage préconisées dans les instructions en vigueur.

Organisation du contrôle scientifique et technique et de la collecte des archives publiques

Des instructions générales apportent régulièrement des précisions sur l’organisation de l’exercice du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, tel que défini à l’article R212-3 du Code du patrimoine, ainsi que sur leur collecte :

Contrôle scientifique et technique exercé par les directeurs des archives départementales

Mesures de simplification DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2013. Annexes :

• Décomposition des actions constitutives du CST des Directeurs d'archives départementales en fonction des missions des producteurs d'archives publiques ;
• Modèle d'arrêté préfectoral de délégation de signature au directeur des archives départementales.

Contrôle et collecte des archives des opérateurs de l'État

Circulaire DGP/SIAF/2010/020 du 25 novembre 2010.

Centralisation et diffusion des tableaux de gestion d'archives sur un espace collaboratif

Circulaire DGP/SIAF/2010/006 du 22 mars 2010.

Répartition des attributions en matière de conservation du patrimoine écrit entre les services d'archives et les bibliothèques

Circulaire AD 8299 et DLL/DBEAG/BHK/EN n°94-992 du 2 septembre 1994.

Dématérialisation duplicative d’un document papier

La dématérialisation progressive des processus dans l’administration a entraîné la mise en œuvre de projet de numérisation de documents existant sous forme papier afin de les intégrer dans les systèmes de gestion électronique de document. Se pose alors la question de la possibilité de détruire ces documents papier avant le terme de leur durée normale de conservation, telle par exemple que fixé par une instruction nationale comme celles présentées dans la rubrique des circulaires. Une première instruction a été rédigée sur le sujet en 2005 : l’instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005 relative aux modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique.

Pour aider les personnes en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques à juger de la pertinence d’une telle élimination, le Service interministériel des Archives de France a ensuite publié en mars 2014 un vade-mecum « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation. Quels critères de décision ? »