Contenu éditorial simple : Règles de gestion et de sélection des archives

La bonne conservation des archives, un enjeu démocratique

Se distinguant de la documentation et du dépôt légal, les archives publiques sont soumises à des règles relevant du livre II du Code du patrimoine (CdP), destinées à garantir leur protection, leur authenticité et leur qualité. La définition légale des archives (art. L211-1), très large, englobe toutes les données numériques et ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives : tous les documents et données sont archives dès leur création.

Comme le rappelle la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l’UNESCO, « parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ». Parce qu'elles permettent à chaque citoyen d'exercer son droit « de demander compte à tout agent public de son administration » (Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, art. 15), elles doivent être conservées de façon raisonnée et étudiée.

 

Une organisation à mettre en place avec l’aide de l’administration des archives

Pour être efficace, la gouvernance de l'information doit être prise en compte à un haut niveau hiérarchique et très en amont, dès la création des données et des documents par les services. Elle nécessite la conception d'une stratégie d'archivage, la définition d'objectifs et l'allocation de moyens et de compétences appropriés. En effet, jusqu'à son éventuelle élimination ou versement dans le service public d'archives compétent, tout document ou donnée est placé sous la responsabilité unique du service qui l'a produit (CdP, art. L212-4)

Pour accompagner les services producteurs dans la gestion de leurs archives, l'administration des archives a un double rôle : d'une part, elle fournit conseils et outils nécessaires ; d'autre part, elle est chargée d'une mission de contrôle scientifique et technique sur les conditions de gestion des archives (CdP, art. R212-3 : voir aussi l'annexe des mesures de simplification DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2103  mesures de simplification DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2013 relatives à l'exercice du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques par les directeurs des services départementaux d'archives). Ce contrôle implique notamment l’autorisation formelle de toute destruction de document ou de donnée par une administration (CdP, art. L212-2, L212-3  et R212-14).

Toute administration doit notamment convenir avec l’administration des Archives de France des durées d’utilité administrative (DUA) des documents et données qu’elle produit, ainsi que du sort final à leur appliquer (conservation intégrale, élimination intégrale ou sélection partielle).

 

Des ressources à disposition :

  1. Les textes de référence en matière de gestion de l’information par les administrations ;
  2. L’ensemble des instructions nationales élaborées par l’administration des Archives de France depuis le début du XXe siècle qui fixent les règles de gestion, les DUA et les sorts finaux des documents et données produits par les services publics.