Article : Le cadre juridique du tiers archivage (nouvelle procédure 2021)

Le tiers archivage des archives publiques est depuis 2009 encadré par des textes réglementaires et requiert un agrément : 

Modernisation, simplification et déconcentration en 2021

Le processus a été modernisé, simplifié et déconcentré par le Décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture, avec une application depuis le 1er janvier 2021 pour les agréments autorisant le tiers archivage d'archives publiques.

  • Le processus d’agrément pour l’externalisation d’archives publiques « courantes et intermédiaires » profite de la convergence des critères de qualité « AFNOR » avec les pratiques d’évaluation des dossiers d’agréments dégagés depuis 2009.
  • La procédure d’agrément est simplifiée
  • Le processus d’agrément est déconcentré, comme un certain nombre de décisions administratives individuelles du domaine de la culture et du patrimoine, au plus près des territoires. Dans le cas de l’agrément pour l’archivage externalisé, la déconcentration se fait au niveau du directeur des archives départementales, pour le préfet de département. 

Modèle de lettre de demande d'agrément (pour tiers archivage sur support papier et/ou numérique)

Modèle d'arrêté pour un agrément de tiers archivage numérique (archivage dans un SAE ou système d'archivage électronique)

Modèle d'arrêté pour un agrément de tiers archivage d'archives traditionnelles en cartons et boites (archivage "physique" ou "papier")

Ce qui ne change pas :

  • La légitimité des directeurs d'archives départementales à intervenir dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST) de l’Etat sur les archives, prévu par les articles  R212-19 à R212-22, notamment  par d’éventuelles visites de contrôle sur place des documents à externaliser ou externalisés.
  • L’accompagnement des archivistes auprès des producteurs, notamment sur les termes des contrats ou sur la pertinence d’archiver à tel ou tel endroit, notamment en interne ou de façon externalisée, en France ou à l’étranger, en fonction de l’importance et de la sensibilité des archives.

Ce qui disparaît :

  • L’instruction par le SIAF, remplacée par l’audit de certification préalablement à la délivrance de l’agrément par le préfet.
  • Les visites préalables sur site du SIAF (numérique) et des directeurs et directrices des archives départementales (papier) à l’attribution de l’agrément ou aux renouvellements, remplacées par les visites des auditeurs AFNOR certification.
  • L’obligation de localisation sur le territoire national des archives « courantes et intermédiaires » de l'article R212-23 (incompatible en droit avec les règlements européens relatives à la protection générale des données et à la libre circulation des données).
  • En aval de l’agrément, la procédure d’externalisation elle-même est modifiée puisque les services producteurs n’ont plus obligation de transmettre les projets de contrat d’externalisation à la personne chargée du CST avant signature. 

Ce qui est simplifié :

  • Le dossier d’agrément (R212-25-27) qui ne doublonne plus le dossier de certification pour les tiers archiveurs certifiés : il se compose de la lettre de demande, des statuts de la société et du certificat en cours de validité.
  • Le processus de tiers archivage :  il est mis fin à la transmission pour visa au directeur ou directrice des archives départementales, ou à la Mission des archives en ministère, des projets de contrats avec délai obligatoire d'un mois (R212-21).

Comment s'est passé l’agrément en 2020 ?

Procédure depuis le 1er janvier 2021

  • Une société de tiers archivage demande un agrément (ou le renouvellement d’un agrément avant son expiration) pour un ou plusieurs sites, certifiés NF 461 (numérique) ou NF 342 (papier).
  • La demande est adressée au préfet du département où siège la société, ou au préfet de police de Paris pour les sociétés ayant leur siège à Paris (ou, cas un peu théorique, pour les entreprises internationales n’ayant pas de filiale avec une adresse française).La demande est alors transmis au directeur ou directrice des archives départementales concerné, qui vérifie l’existence d’un certificat à usage commercial en cours de validité, et propose au préfet un arrêté agréant la société à conserver des archives publiques « courantes et intermédaires » dans les locaux de conservation des sites mentionnés sur le certificat.
  • L’agrément est valable tant que le certificat est renouvelé, c’est-à-dire tant que l’entreprise souhaite poursuivre son activité de tiers archivage public et que les audits de certification ne révèlent pas une non-conformité empêchant la prolongation du certificat.
  • Une société pourra néanmoins demander lors d’un renouvellement de certification l’ajout d’un nouveau site ou bâtiment, auquel cas une nouvelle demande sera adressée au préfet compétent, pour ajouter le nouveau site à la liste des sites pouvant recevoir des archives publiques externalisées.
  • Si une société ne renouvelle pas la certification d’un site (par choix ou en anticipant une non-conformité empêchant le renouvellement de la certification), sa sortie du périmètre des sites certifiés pour une société entraîne l’arrêt de la possibilité d’y externaliser des archives publiques.
  • Le SIAF continuera à mettre à jour sur FranceArchives une page sur la réglementation et les modalités d’agréments, incluant comme aujourd’hui la liste des prestataires agréés.

Points complémentaires

  • L’autorité attributaire de l’agrément reste comme aujourd’hui en capacité de suspendre l’agrément (plus de nouveau dépôt d’archives publique autorisé) ou de l’annuler.
  • La norme NF Z42-013 nouvelle version sur l’archivage numérique a été publiée par l’AFNOR en octobre 2020. Elle a servi de base au nouveau référentiel de certification NF 461 publié en janvier 2021, qui est devenu la référence pour la délivrance de l’agrément pour le tiers archivage numérique.
  • La norme NF Z40-350 nouvelle version sur les prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques a été publiée par l’AFNOR en novembre 2021. Elle a servi de base au nouveau référentiel de certification NF 342 publié en février 2022, qui est devenu la référence pour la délivrance de l’agrément pour le tiers archivage papier.

Le Bureau de l'expertise numérique et de la conservation durable du SIAF tient à jour les informations relatives aux agréments à partir des informations qui lui sont communiquées tant par le réseau des archives publiques que par les prestataires, et reste à votre disposition pour toute question : archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr.

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