Contenu éditorial simple : La mise en ligne par les services d'archives

Les règles de diffusion sur Internet des documents d’archives et des instruments de recherche constituent, aux termes de l’article 78 de la loi Informatique et Libertés, une part des conditions et garanties appropriées prévues à l’article 89 du règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (RGPD), en contrepartie desquelles les archives dérogent à certains droits des personnes (droit à l’oubli, droit de rectification, d’opposition, etc.). Une application rigoureuse de ces règles et une approche déontologique seront les garants de la pérennité des exceptions aux règles de droit commun du RGPD dont les archives bénéficient.

Le décret du 10 décembre 2018 relatif à la diffusion sans anonymisation des documents administratifs

La diffusion des documents administratifs comportant des données à caractère personnel doit respecter les conditions fixées par le décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation, codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

Les documents administratifs étant des archives publiques, ce décret fixe donc les règles de diffusion sur Internet d’une partie des archives publiques, celles qui sont également des documents administratifs. Les documents de nature juridictionnelle (par exemple les actes de l’état civil, les minutes des notaires, les jugements et les dossiers de procédure judiciaire) ne relèvent pas des règles déterminées par ce décret.

Le décret ne porte que sur les documents librement communicables  qui comportent des données à caractère personnel, c’est-à-dire des informations se rapportant à des personnes physiques (donc vivantes) identifiées ou identifiables, directement ou indirectement. A son 9°, le décret détermine les conditions de diffusion des documents administratifs conservés par les services publics d’archives. 

Ce décret remplace pour partie l’Autorisation unique n° 029 (AU 029) du 12 avril 2012 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

En utilisant la formule "rendre public", le décret vise la publication sur Internet et les autres modalités de publication assurant une "diffusion publique" au sens de la doctrine de la Commission d’accès aux documents administratifs. Dans les services d’archives, seule la mise en ligne sur Internet est concernée ; les expositions physiques et les publications papier de ces services ne sont pas visées par ce décret. 

Le décret modifie sensiblement les règles précédemment fixées par l’AU 029. Il distingue tout d’abord deux catégories de documents : les archives elles-mêmes (fichiers-images des documents numérisés et archives nativement numériques) et les instruments de recherche qui les décrivent.

Qu’il s’agisse des archives elles-mêmes ou des instruments de recherche, le décret prévoit que l’on puisse déroger aux délais qu’il fixe, sur autorisation de la CNIL après demande motivée, pour une mise en ligne anticipée.

La mise en ligne des archives publiques contenant des données à caractère personnel

La mise en ligne des documents administratifs

En vertu du décret du 10 décembre 2018, les documents numérisés et les archives nativement numériques comportant des données à caractère personnel peuvent être publiés sur Internet lorsqu’ils sont ou deviennent librement communicables au regard des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine. Échappent cependant à cette règle les documents comportant des "données sensibles" au sens des articles 6 et 46 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 (précédemment articles 8 et 9) : données qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes, données génétiques, données biométriques, données qui concernent la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, données relatives aux condamnations pénales, aux infractions, aux mesures de sûreté. Les documents comportant ce type de données ne pourront être diffusés qu’au terme d’un délai de 100 ans – ou du délai de communicabilité fixé par le code du patrimoine s’il est supérieur à 100 ans (secret médical dans certains cas).

A titre d’exemples, les registres des hypothèques ou de l’enregistrement peuvent désormais être diffusés en ligne dès 50 ans (contre 100 ans précédemment), les listes nominatives du recensement de la population au terme de 75 ans (au lieu de 100 ans), les registres d’écrou des prisons au terme de 100 ans alors qu’ils ne pouvaient pas l’être, quelle que soit leur date, selon l’AU 029.

La mise en ligne des documents non administratifs

En ce qui concerne les documents de nature juridictionnelle, qui ne sont pas visés par le décret du 10 décembre 2018, deux cas de figure se présentent :

  • ils relevaient de l’AU 029 : dans ce cas, ce texte doit continuer de servir de "guide". Les délais prévus par l’AU 029 pour les actes d’état civil doivent donc continuer à être appliqués : 25 ans pour les actes de décès, 75 ans pour les actes de mariage, 100 ans pour les actes de naissance avec mentions marginales.
  • ils étaient exclus du champ d’application de l’AU 029 : c’est le cas des documents relatifs aux infractions, condamnations et mesures de sûreté (dossiers de procédure judiciaire par exemple). Un délai de 100 ans paraît cohérent avec les règles édictées par le décret pour les documents administratifs comportant le même type d’informations.

La mise en ligne des instruments de recherche contenant des données à caractère personnel

Le décret du 10 décembre 2018 réserve un cas particulier aux instruments de recherche contenant des données à caractère personnel. Synthétiques et destinés à guider le chercheur, ils bénéficient d’un régime de diffusion plus libéral que les documents qu’ils décrivent. Le décret permet leur mise en ligne à partir du moment où ils sont librement communicables, sauf lorsqu’ils comportent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions et aux mesures de sûreté (au sens de l'article 46 de la loi Informatique et Libertés). Dans ce cas, c’est le délai de 100 ans qui s’applique, calculé à compter de la date des documents décrits.

Ainsi, des instruments de recherche comportant des données sensibles au sens de l’article 6 de la loi Informatique et Libertés peuvent être mis en ligne dès leur libre communicabilité, souvent à l’expiration du délai de 50 ans. Il convient toutefois de rappeler que le décret fixe le cadre des "possibles", mais que l’on doit, s’agissant de certaines données sensibles concernant des personnes potentiellement vivantes, systématiquement s’interroger sur l’opportunité de la mise en ligne en recourant à une réflexion déontologique et collective.

 

Les règles de diffusion des archives publiques et des instruments de recherche  
(tableau élaboré par les Archives départementales du Puy-de-Dôme, en collaboration avec le Service interministériel des Archives de France, 2019)

Informations contenues dans des…

contiennent des DCP

nature des documents

sensibilité des DCP
(loi 06/01/1978)

texte à appliquer

possibilité de diffusion sur Internet

fonds d’archives publiques (librement communicables)

oui

administratifs



hors art. 6 et 46

décret 10/12/2018



librement diffusables

art. 6 et 46

100 ans à/c date du document ou CP L213-2 si plus long (sauf si autorisation CNIL)

de nature juridictionnelle

état civil

recommandations SIAF 

25 ans (D), 75 ans (M), 100 ans (N avec mentions marginales)

autres documents (notamment dossiers de procédure)

100 ans à/c date du document ou CP L.213-2 si plus long

non

tous documents

code du patrimoine

librement diffusables

instruments de recherche (librement communicables)

oui

hors art. 46

décret 10/12/2018

librement diffusables

art. 46

100 ans à/c date des documents décrits dans l’IR (sauf si autorisation CNIL)

non

tous IR

code du patrimoine

librement diffusables