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Comment déposer votre demande ?

Après avoir identifié les documents que vous souhaitez consulter de façon suffisamment précise, vous devez remplir une demande de dérogation au moyen du formulaire de demande et de la fiche d’identification des documents auxquels l’accès est demandé (cette fiche peut être dupliquée autant de fois que de besoin) et la remettre au service qui conserve ces documents. Ces deux documents doivent contenir les informations suivantes :

• Vos coordonnées (la demande est effectuée à titre individuel. En cas de réponse positive, seule la personne munie d’une autorisation à son nom pourra obtenir l’accès aux documents)
• Informations concernant la nature de votre recherche
• Motivations de votre demande et indications de l’usage éventuel qu’il sera fait des documents
• Sollicitation ou non du droit de reproduire les documents. L’autorisation de consulter les documents demandés ne donne pas automatiquement le droit de les reproduire. L’autorisation de reproduction doit donc être explicitement demandée et motivée dans le formulaire
• Votre engagement de réserve daté et signé
• Identification des documents que vous demandez (document, dossier, article, etc.) avec leur référence, leur description et leurs dates extrêmes.

Le cas échéant, vous pouvez joindre tout document permettant d’appuyer votre demande (preuve de filiation, mandat, attestation du directeur de recherche, etc.).

Traitement de votre demande

La demande est transmise, pour avis préalable, au service qui a produit les documents.

Elle est ensuite transmise, pour décision finale, au service interministériel des Archives de France ou, le cas échéant, aux Archives nationales ou aux Archives départementales.

La décision vous est notifiée par courrier.

Consultation des documents

En cas d’accord, il vous appartient de prendre contact avec le service qui conserve les documents pour y accéder, selon les modalités pratiques définies par ce service. L’autorisation de consultation est donnée sans limite dans le temps.

En cas de refus, des recours sont possibles : les conditions et la procédure sont détaillées dans l’article « Recours en cas de refus de consultation ».

Obligations de confidentialité

Comme le rappelle l’engagement de réserve que vous avez signé, toute divulgation d’un secret protégé par la loi contenu dans les documents auxquels vous avez obtenu l’accès est interdite et vous expose à des sanctions pénales et administratives.

Obligations en matière de protection de données à caractère personnel

Si vous souhaitez traiter des données à caractère personnel contenues dans les documents auxquels vous avez obtenu un accès anticipé, vous êtes soumis au respect du droit en matière de protection des données à caractère personnel. Vous trouverez plus d'informations sur le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Textes de référence

La procédure d’accès anticipé par dérogation à des archives publiques non librement communicables est prévue par les articles L. 212-10-1, L. 213-1 à L. 213-5 et R. 212-50-2 du code du patrimoine. Sa mise en œuvre est encadrée par la note d’information DGPA/SIAF/2021/007 du service interministériel des Archives de France.