Procédures de demande de dérogation

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Articles L.213-3 et L.213-5 du code du patrimoine

1- Demande de consultation formulée par le particulier auprès du service d’archives

Après avoir identifié les documents qu’il souhaite consulter de façon suffisamment précise, le demandeur doit remplir une demande de dérogation au moyen d’un formulaire fourni par le service. Ce dernier comporte des informations personnelles nécessaires pour joindre le lecteur, ainsi que des renseignements sur le type de recherche (généalogique, scientifique, administrative), des précisions concernant sa recherche (titre du travail universitaire, par exemple), une explicitation de ses motivations, ainsi qu’un engagement de réserve daté et signé par lequel il s’engage à ne pas divulguer les informations couvertes par un secret.

2- Procédure d’instruction par le service d’archives

Le service producteur est amené à se prononcer systématiquement sur les demandes touchant les documents qu’il conserve ou qui ont été versés dans les services d’archives. Par exemple, lorsqu’un chercheur fait une demande d’accès à des dossiers de titres de séjour non librement communicables, l’autorisation de consultation suppose un accord préalable de la préfecture qui a produit ces documents.

3- Décision par les Archives de France

Une fois la réponse du service producteur obtenue, la décision est prise par l'administration des archives, c’est-à-dire par le Service interministériel des Archives de France (sauf pour les ministères des affaires étrangères et de la défense). En cas de refus de la part du service producteur, les Archives de France sont tenues de suivre son avis (art. L. 213-3 du code du patrimoine). En revanche, en cas d’accord du service producteur, si les Archives de France considèrent que la consultation des documents demandés pourrait porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger, elles peuvent opposer un refus. Tout refus est motivé (art. L. 213-5 du code du patrimoine). L’absence de réponse au bout de deux mois à compter de la réception de la demande de dérogation vaut refus implicite de la part de l’administration (article L.213-3 du code du patrimoine et articles R*311-12 et R. 311-13 du code des relations entre le public et l’administration).

4- Consultation par le lecteur

Lorsqu’il reçoit la réponse du directeur chargé des archives de France, le lecteur peut se rendre auprès du service d’archives qui conserve les documents qu’il souhaite consulter. Cette faculté n’est pas limitée dans le temps. L’autorisation reçue est strictement personnelle : il n’est pas possible d’être accompagné pour consulter les documents, ni de divulguer les informations qu’ils contiennent à des tiers non autorisés. Une autorisation de copie des documents peut être accordée dans certains cas. Elle doit avoir fait l’objet d’une demande formelle et motivée de la part du lecteur.

5- Recours en cas de refus

Lorsqu’un refus, explicite ou implicite, est opposé au lecteur, ce dernier peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) dans un délai de deux mois à compter de la réponse à sa demande de dérogation. La CADA est compétente pour se prononcer sur tous les refus opposés à une demande de dérogation, même si les documents qui sont demandés à la consultation ne sont pas des documents administratifs, par exemple des documents relatifs à une procédure judiciaire. Lorsque la CADA donne un avis favorable au demandeur, l’administration est invitée à se prononcer à nouveau. Dans les cas où elle maintient son refus initial, le demandeur a la possibilité de déposer un recours devant le tribunal administratif.