Article : Définition d'un modèle de données pour la publication des registres des entrées des services d'archives

Qu'est-ce-qu'un registre des entrées ?

Le registre des entrées est un outil de travail et un acte réglementaire essentiel pour les services publics d'archives.

  • Il permet l'enregistrement des archives dès leur entrée dans un service public d’archives, qu'il s'agisse d'archives publiques entrées par versement ou d'archives privées entrées par voie extraordinaire.
  • Il centralise et synthétise les informations figurant dans les bordereaux de versement et atteste de la prise en charge de documents par le service d’archives, sur la base des entrées réelles. Il peut être mis à jour en cas de sortie définitive (restitution, transfert à un autre service d’archives, destruction).

Le registre des entrées est un document réglementaire introduit par le Règlement général de 1921 pour les Archives départementales dont la tenue obligatoire (art. 30). Un document similaire existe dans les musées : le registre d’inventaire (18 colonnes) formalisé par l’arrêté du 25 mai 2004 traitant des inventaires et récolement d’œuvres dans les « Musées de France ».

La publication en Open Data des registres des entrées

Les registres des entrées constituent un gisement de données qui pourrait être publié par les services d'archives dans une optique de transparence, comme le font les Archives Nationales depuis 2014.

Afin de favoriser cette démarche, le service interministériel des Archives de France et l'Association des Archivistes Français ont co-animé un groupe de travail sur la publication en Open Data des registres des entrées des services publics d'archives.
En effet, la mise à disposition des données des registres d'entrées comparables d'un service d'archives à un autre, implique une harmonisation de la structure des données publiées.
Le groupe de travail vise donc à proposer un modèle de données « standard » (au formats Xml et Json), défini à partir d'une analyse des registres d'entrées existants. Ce modèle permettra aux services d'archives d'uniformiser les exports de leurs registres des entrées en vue de leur publication et pourrait être, par la suite, implémenté par les éditeurs dans les outils de gestion des archives. 

Appel à commentaires avant finalisation du schéma

Un appel à commentaire public sur ce modèle de données est ouvert jusqu'au 12 février 2021 afin de permettre aux professionnels et aux utilisateurs de faire part de leur retours ou propositions d'améliorations.

Un webinaire de présentation du modèle de données et de l'appel à commentaire a été organisé le 7 janvier 2021 par l'Association des Archivistes Français. 

Le support de présentation diffusé lors du webinaire est téléchargeable ici : Présentation_webinaire_registre_entrées_20210107.pdf

 

Ressources disponibles

Le schéma de données est

La documentation du schéma est