Définition

Seule modalité susceptible de faire l’objet d’un simple acte sous seing privé (voir ci-dessous), le dépôt est également la seule forme n’entraînant pas transfert de propriété au bénéfice de la personne publique concernée. Il se définit comme "un acte par lequel on reçoit la chose d’autrui, à la charge de la garder et de la restituer en nature" (art. 1915 du Code civil). Le propriétaire privé conserve donc juridiquement intacts ses titres de propriété, ce qui rend assurément la formule attractive pour lui-même mais beaucoup moins pour le service public, tenu d’apporter "dans la garde de la chose déposée, les mêmes soins qu’il apporte dans la garde des choses qui lui appartiennent" (art. 1927 du Code civil).

Acteurs et procédures

La procédure du dépôt reste souvent intéressante comme première étape du processus d’entrée de fonds privés dans un service d’archives public. Pour ce qui est des personnes morales, il s’agit de la procédure normale.
En ce qui concerne les dépôts faits aux Archives nationales, la décision est prise par le chef du Service interministériel des Archives de France, par délégation du ministre de la Culture ; les dépôts faits auprès des services d’archives publics territoriaux doivent être acceptés et validés par les représentants des exécutifs territoriaux concernés.
Il convient d’être prudent lors de l’établissement des conditions de ce dépôt, qui demeure toujours révocable soit par le déposant, soit par ses ayant-droits.
On notera sur ce point que, si le dépôt "est un contrat essentiellement gratuit" (art. 1917 du Code civil), "la personne qui a fait le dépôt est tenue de rembourser au dépositaire les dépenses qu'il a faites pour la conservation de la chose déposée, et de l'indemniser de toutes les pertes que le dépôt peut lui avoir occasionnées" (art. 1947 du Code civil).
Pour minimiser la portée de ces risques, le contrat peut prévoir la réalisation d’un support de substitution aux frais du déposant en cas de reprise des éléments déposés. Le coût annuel de la conservation du fonds ainsi que le coût de son traitement (matériel comme intellectuel) peuvent également être indiqués au contrat, mais même en l’absence de mention explicite y afférant, l’article 1947 du code civil demeure applicable et permet d’encadrer la restitution du dépôt au déposant en préservant les intérêts du service dépositaire.

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