La définition des archives  donnée par le code du patrimoine, est assez large :

[…] « ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (Article L211-1  modifié par loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 - art. 59 ).

Paradoxalement, le concept d’archives dites « privées » s’inscrit en quelque sorte en creux par rapport à cette définition des archives publiques, qui «  procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ; qui [englobent] les actes et documents des assemblées parlementaires [...] régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires; et [qui concernent également] les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé; [sans oublier] les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité (Article L.211-4).

Les archives privées sont ainsi l'ensemble des documents définis à l'article L. 211-1 qui n'entrent pas dans le champ d'application de l'article L. 211-4. (Article L211-5 ). De cette définition par nature non précise découle une difficulté naturelle et récurrente à apprécier au cas par cas la nature de ces archives, qui surgit notamment lorsqu’il s’agit d’intégrer ces archives dans des collections publiques (revendications) ou d’en autoriser la sortie du territoire national (demandes d’exportation).

Les archives produites ou reçues par des personnes physiques ou morales de droit privé sont a priori privées : correspondances familiales, notes ou papiers rassemblés dans le cadre de recherches à des fins personnelles et sans lien avec un mandat ou une mission publique.

Si toutes les archives privées émanent de producteurs privés, tous les producteurs privés ne produisent donc pas que des archives privées : c’est le cas des hommes politiques, ou encore des chercheurs du secteur public, qui peuvent produire simultanément des dossiers publics et privés selon le cadre dans lequel ils agissent -mandat public ou activité privée/politique/personnelle…). L’identification de la nature du producteur et de ses activités constitue donc le point de départ de toute qualification d’archives publiques ou privées.