Foire aux questions

1- Qu'est-ce que le projet francearchives.fr ?
Ce site permet de trouver les références de plusieurs millions de documents d'archives, conservés dans les services publics d'archives. Le moteur de recherche du site interroge simultanément les inventaires de toutes les institutions partenaires, situées dans toute la France. A cette étape, le portail francearchives.fr regroupe les données d'une vingtaine d’institutions partenaires, ce qui représente déjà environ 30% des références d'archives publiques répertoriées. Le site francearchives.fr continuera à progresser dans les mois qui viennent, en intégrant de nouveaux partenaires, de nouvelles données, et des fonctionnalités supplémentaires.  



2- Comment rechercher sur le site ?
Le moteur de recherche, situé en haut de toutes les pages du site, permet de trouver les références de documents correspondant aux mots que vous recherchez. Il est possible d'utiliser des guillemets pour rechercher un nom ou une expression exacte.  Il suffit de cliquer sur le titre des résultats pour afficher les références complètes des documents et leur lieu de conservation. Une fois la recherche effectuée, une série de filtres situés à gauche  des résultats vous permet de voir les documents venant d'une institution particulière, les documents numérisés, ou les documents datant d'un siècle précis. Vous retrouverez aussi sur ce site l'annuaire des services d'archives, les circulaires relatives au droit des archives, et les commémorations nationales célébrées en France.  

 

3- Qu'est-ce que les "archives publiques" ?
Produits par les institutions publiques, les documents d'« archives publiques" obéissent à des règles particulières de stockage, de conservation et d'accès.  Dans la rubrique « découvrir les archives », vous trouverez les principes et le fonctionnement des archives publiques. La rubrique "gérer les archives publiques" de ce site présente les questions professionnelles, qui vont de la collecte des documents physiques à la description des archives sur le Web. 



4- Puis-je accéder à toutes les archives publiques ?
Le principe est la liberté d'accès aux documents administratifs. En pratique, de nombreux documents sont soumis à des délais de communicabilité, c'est à dire que le public ne peut y accéder qu'après une certaine période : par exemple les documents relatifs à la vie privée des personnes, ou à la sécurité nationale. Pour chaque référence de document signalée dans ce site, les éventuels délais de communicabilité sont indiqués.  



5- Toutes les archives publiques sont-elles numérisées ?
Non. Les archives publiques ont numérisé de nombreux documents, mais il est matériellement impossible de numériser l'intégralité des millions de documents conservés par les services publics. Pour chaque référence de document signalée dans ce site, les éventuelles numérisations disponibles en ligne sont signalées. 



6- Puis-je faire des copies des archives publiques?
Oui, sauf si les documents font l’objet de restrictions de communication. Pour chaque référence de document signalée dans ce site, le lien "annuaire du service" permet de contacter le service conservant le document pour s’assurer qu'une copie est possible.    

 

7- Rejoindre francearchives.fr

Qui peut rejoindre francearchives.fr ? 
Le réseau des services publics d'archives au sens le plus large : tous les services publics d'archives nationaux, départementaux et municipaux, les ministères de la Défense et des Affaires étrangères, ainsi que les établissements et entreprises publics assurant la conservation de leurs archives ou de fonds historiques (bibliothèques, universités, grands établissements, musées, etc.). Les institutions privées disposant d'un service d'archives peuvent demander à rejoindre le portail, de même que les associations qui conservent des fonds d'archives. Leur demande sera étudiée par le Comité de pilotage du portail en fonction de sa faisabilité technique et de l'intérêt historique, scientifique et pédagogique des fonds concernés. Le calendrier d'intégration des données concernées tiendra compte des impératifs et des priorités fixés au portail par les ministères partenaires.  

Qu'est-ce qu'implique une participation à francearchives.fr ? 
D'un point de vue administratif, il est nécessaire de faire signer deux conventions par le président de votre collectivité ou institution : une convention de partenariat avec francearchives.fr, et une convention de partenariat avec le portail européen des archives. En participant au portail, vous vous engagez à ce que vos données soient également diffusées sur le portail européen des archives, dont francearchives.fr est l'agrégateur national pour les données françaises. Vous vous engagez également à ce que vos données soit redistribuées en open data sous le régime d'une licence ouverte type Etalab. Aucune contribution financière n'est demandée aux services et établissements partenaires.   

Comment les données sont-elles récupérées par francearchives.fr ?  
Il vous suffit d'envoyer à l'équipe francearchives.fr, vos instruments de recherche, de préférence encodés en EAD, sinon en PDF, selon la procédure qui vous conviendra le mieux (clé USB, disque dur externe, outil de dépôt de fichier, entrepôt OAI)  

Pourquoi dois-je vous envoyer les fichiers de mes instruments de recherche et non un simple lien ? 
D'une part, parce que francearchives.fr utilise ces instruments de recherche pour y apporter des améliorations reposant sur les technologies du web sémantique (alignements sur des référentiels de lieux, de personnes, de matières). Ces traitements contribuent largement à la qualité des résultats de la recherche pour l'usager. À terme, votre service pourra également récupérer, s'il le souhaite, ces traitements sémantiques afin de les implémenter sur votre propre site web afin d'améliorer les performances de votre moteur de recherche interne.     D'autre part, parce que francearchives.fr sert d'agrégateur national pour le portail européen des archives et de plateforme de diffusion en Open data, ce qui suppose que le portail dispose des instruments de recherche eux-mêmes.  

Si je modifie mes données, comment effectuerez-vous leur mise à jour sur le portail ?  
Si vous disposez d'un entrepôt OAI-PMH, les mises à jour se feront automatiquement "entre machines". Si vous ne disposez pas d'un entrepôt OAI-PMH, vous devrez nous renvoyer les fichiers auxquels vous avez apporté des modifications afin que nous les intégrions au portail.    Je ne dispose pas d'un entrepôt OAI et tous mes instruments de recherche sont en PDF. Est-ce vraiment utile que je rejoigne maintenant francearchives.fr ou dois-je attendre d'avoir amélioré mes outils ?   Il n'y a pas de pré-requis technologiques pour rejoindre francearchives.fr. L'hétérogénéité des pratiques et des technologies au sein du réseau des services d'archives a été prise en compte lors de la conception du portail, et francearchives.fr est conçu pour accepter toutes les données, dans toutes les conditions. Il est donc inutile d'attendre de disposer de toutes les technologies qui viennent d'être évoquées. De même, il n'est pas indispensable de reprendre vos instruments de recherche si l'EAD dans lequel ils sont encodés n'est pas parfait. Quant aux instruments de recherche en PDF, ils ne pourront pas être exploités avec autant de finesse que ceux en EAD, notamment du point de vue des traitements sémantiques, mais le moteur de recherche de francearchives.fr interrogera malgré tout leur texte intégral et l'intégrera à la liste des résultats. Bien entendu, nous espérons qu'à terme ces technologies se diffuseront largement et nous vous invitons à les adopter, car elles sont le gage d'une meilleure valorisation des données archivistiques sur les moteurs de recherche généralistes et d'un meilleur service à l'usager. En attendant, notre mission est de rendre le meilleur service possible, ce qui suppose d'agréger le maximum de contenus.