Les archives de ce service sont classées par bâtiment puis par opération de travaux. Ce sont des dossiers de construction ou de travaux effectués dans des gendarmeries de la Côte-d'Or. Ces documents sont classés selon les étapes de construction suivantes :

Avant de commencer les étapes de construction, il y a la conception. Le coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé (SPS) établit le dossier d'intervention ultérieur sur l'ouvrage (DIUO) qui prend en compte les dispositions de sécurité nécessaires aux interventions sur l'ouvrage achevé.

La première phase est la réalisation des études préliminaires. Ce sont des études de sols, des plans de bornage et topographiques, des études archéologiques… Elles permettent d'évaluer les besoins et les contraintes, de définir les objectifs et de déterminer les moyens pour les atteindre.

Avec ces études, le maître d'ouvrage peut :

- abandonner ou différer le projet

- retenir un scénario sans travaux

- construire, réutiliser ou restructurer un bâtiment existant

Cette phase entraîne la production de deux principaux documents :

- un programme

o pré-programme : synthèse de l'ensemble des études et des réflexions menées par le maître d'ouvrage

o programme initial : oriente la conception et le suivi de la réalisation

- un diagnostic : relevé du géomètre, analyse du terrain, analyse technique et structurelle de l'existant …

Ensuite, il y a le concours de maitrise d'œuvre ou l'esquisse. L'esquisse est la première forme d'un dessin, d'un projet architectural. Elle permet de vérifier la faisabilité de l'opération et, éventuellement, de proposer certaines mises au point du programme. Pour le concours, on demande un mémoire architectural, des pièces graphiques du projet, des plans d'ensemble du site, des plans de définitions, des coupes et façades des bâtiments, parfois une maquette, un descriptif des techniques spéciales à mettre en œuvre (climatisation, chauffage, énergie renouvelable…) et une description des moyens humains et de l'équipement nécessaire. Le candidat devra aussi parler de son projet devant un jury.

Un dossier de consultation des concepteurs est remis au candidat. Il comporte :

- la nature et la consistance de l'ouvrage à réaliser

- la définition des prestations demandées aux candidats et un avant-projet sommaire

- le cadre de décomposition du prix des offres

- la composition du jury et le critère de jugement des offres

- le délai de remise des offres

- les modalités d'indemnisation des candidats

Puis, on termine avec l'avant-projet sommaire (APS). C'est la phase d'ajustement du projet. Le maître d'œuvre précise la composition générale en plan et volume, l'estimation provisoire des coûts des travaux et le calendrier.

La première étape de la construction est la réalisation de l'avant-projet définitif (APD). Il détermine et arrête les surfaces et dimensions définitives de l'ouvrage, les matériaux, les principes de fondations, de structure et le choix de l'équipement. Il sert aussi à constituer le dossier de demande d'autorisation de construire auprès de la commune.

Le permis de construire est délivré par la mairie qui autorise la construction d'un ou de plusieurs bâtiments. Il doit respecter les règles d'urbanismes : implantation des constructions, leur destination, leur nature, leur aspect extérieur….

Suite à la délivrance du permis de construire on retrouve la phase de définition et de description technique du bâtiment. Elle permet d'établir le DCE et permettra d'établir des devis et de fixer leur intervention sur le chantier. L'ouvrage est dessiné, décrit et mesuré.

Le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) est utilisé pour les appels d'offres publics. C'est un dossier délivré au candidat par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice dans le cadre de la passation d'un marché public. Il comporte l'ensemble des documents élaborés par l'acheteur public nécessaires à la consultation des candidats et à l'exécution du marché. Il est composé :

- du règlement de consultation

- du cahier des clauses communes

- du CCAP

- du CCTP

- d'un planning prévisionnel

- d'un plan général de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé

- d'un SOPAC

- d'un SOSED

- d'une lettre de candidature

- d'un acte d'engagement

- d'un un mémoire technique

- d'une DPGF, devis ou bordereau de prix

- d'une capacité professionnelle ou déclaration du candidat

- de plans

- de tout document administratif ou technique destiné à informer le candidat

Après ces étapes, plusieurs phases se succèdent. D'abord, la préparation (ou déclaration de chantier) et la VRD qui consistent à installer le chantier, le protéger, aménager des accès pour les véhicules, creuser des tranchées pour les liaisons électriques, l'alimentation en eau et l'évacuation des eaux usées. Puis viennent la fondation et le gros œuvre qui assurent la stabilité d'une construction. Le gros œuvre consiste à monter et installer l'ossature du bâtiment : les murs, les charpentes et les planchers. A la suite du gros œuvre est installé le « clos » qui correspond à l'enveloppe extérieure du bâtiment : menuiseries extérieures, étanchéité ainsi que le « couvert » qui correspond à la pose de la charpente ou toiture. Suite à l'installation du « clos » et du « couvert » sont mises en place l'ensemble des installations techniques comme le chauffage, l'électricité… Ensuite, on a le second œuvre et les finitions qui correspondent à l'ensemble des travaux exécutés pour achever l'ouvrage : c'est la partie où est habillé et décoré le bâtiment. La dernière étape consiste en la livraison ou réception des travaux. C'est l'acte par lequel le maître d'œuvre reconnaît que les travaux ont été exécutés conformément aux contrats d'entreprises, que leur mise en œuvre est conforme aux règles de l'art et à leur destination. Elle peut être prononcée avec ou sans réserve.

Le dossier des ouvrages exécutés (DOE) est un document obligatoire établit par le maître d'œuvre remis à la réception des travaux. Il contient :

• les notes de calculs

• les PID

• les plans (électrique, pneumatique, ISO)

• les fiches techniques des éléments présents sur l'équipement avec les références associées

• les fiches de sécurité

• les certificats matières, particulièrement dans les secteurs agroalimentaires, pharmaceutiques et cosmétiques

• le manuel utilisateur

• le manuel de maintenance : vérifier que la périodicité est bien précisée pour les éléments à remplacer ainsi que leurs références et caractéristiques

• le dossier automatisme : programme…

• la spécification fonctionnelle