L'organisation de la tenue des écritures au palais apostolique d'Avignon est intervenue sous le pontificat d'Urbain VIII, à l'initiative du vice-légat et archevêque d'Avignon Mario Filonardi (1629-1634). Jusque-là, on faisait appel par commissions, à des notaires de la ville qui conservaient dans leurs registres les différents actes pris pour les autorités de la légation et pour le compte de la chambre apostolique ; mais cet éparpillement des écritures et des titres donnait lieu fréquemment à des pertes et à des abus. Déjà, sous les légations des cardinaux Acquaviva (1593-1599) et Borghese (1607-1621), au moment où Rome tenta d'introduire à Avignon les règles du "bon gouvernement", les autorités pontificales eurent le souci de rassembler sous bonne garde les archives du palais.

Mais c'est quelques années plus tard, que par une bulle du 21 juillet 1632, le vice-légat Filonardi érigea un nouvel office, vacable et vénal, celui d'archiviste et notaire de la chambre apostolique, à l'image de la fonction qui existait à Carpentras, pour le Comtat Venaissin. Le premier titulaire en fut un greffier et notaire apostolique d'Avignon, Balthazar Ruffi, qui désormais officia au palais où un appartement lui fut réservé. Malgré l'opposition des greffiers du palais, cette création fut confirmée un an plus tard par le pape Urbain VIII qui, dans un motu proprio du 25 janvier 1633 ajouta au titre d'archiviste, la dignité de secrétaire d'État de la légation d'Avignon. En effet, c'est avec une compétence double de secrétaire d'État du vice-légat pour les fonctions de gouvernement et d'administration, et d'archiviste de la chambre apostolique d'Avignon pour la conservation des titres sur les droits du Saint-Siège dans la ville et son terroir, et la tenue des écritures qu'exerça le nouvel officier pontifical - toujours un avignonnais et de préférence un notaire-greffier. Les vice-légats La Bourdaisière et Sforza confortèrent la nouvelle charge, en donnant à l'archiviste la tenue des écritures pour la vérification des limites de l'État pontifical, l'enregistrement des sauf-conduits, des commissions, des patentes de juges et des officiers, l'écriture des règlements des vice-légats, le droit privatif d'écrire dans certaines causes. À la mort de Ruffi, en 1654, la charge fut à nouveau acquise par un notaire et greffier du palais, Claude Floren, qui l'exerça durant près de quarante ans, de 1654 à 1690, s'associant son fils, Pierre Floren, comme coadjuteur, de 1659 à son décès prématuré en1686. Une sentence de l'auditeur du cardinal Chigi, légat d'Avignon, à l'encontre des officiers de la daterie, principalement le secrétaire de la légation, renforça en 1662 la place occupée par l'archiviste secrétaire d'État parmi les officiers du palais ; pour mettre fin aux contestations avec les greffiers et pour garantir à l'archiviste de pouvoir écrire dans les procédures, l'union d'un des quatre greffes criminels à l'office d'archiviste fut prononcée en 1672 par le vice-légat Mgr Arioste, sur un ordre exprès du cardinal Altieri, moyennant la finance de 1050 livres (bulle du 7 mai 1672) ; dès lors, l'archiviste put bénéficier de ce greffe criminel comme une annexe de sa charge, qui lui procura ses principaux revenus.

La bulle de 1632 portait que tous les papiers, titres et documents concernant la Révérende Chambre et les communautés d'Avignon et du Comtat devaient être remis dans les archives du palais apostolique sous la garde du secrétaire d'État ; car lui seul pouvait écrire dans les causes concernant la Chambre, c'est-à-dire les causes camérales.

Parmi les attributions du secrétaire d'État et archiviste de la Chambre figurait la tenue des registres d'ordonnances, de règlements et de rescrits du vice-légat ; l'archiviste intervenait dans l'administration de l'État par l'enregistrement de concessions de toute sorte, des dispenses et autorisations, des sauf-conduits, des patentes etc.. Par commission du vice-légat, il exerçait la tutelle des communautés et le contrôle des tabelles. Il intervenait dans l'expédition des cartels et lettres de justice. En qualité d'archiviste de la chambre apostolique, il rédigeait les actes de reconnaissances des directes du domaine pontifical sur la ville et le terroir d'Avignon, officiait avec le trésorier de la Chambre pour l'enregistrement de la perception des droits, notamment les lods et demi-lods. Par ses compétences administratives et réglementaires, dès la seconde moitié du XVIIe siècle et au cours du XVIIIe siècle, le secrétaire d'État archiviste faisait figure auprès du vice-légat de principal officier du palais apostolique d'Avignon. Réorganisant les dépôts d'archives du palais sur deux niveaux de la tour des Anges, le vice-légat Banchieri prononça l'union des archives apostoliques (c'est-à-dire les registres des papes du XIVe siècle et des légats) et des archives camérales sous la surveillance du secrétaire d'État (ordonnance du 21 juillet 1705 confirmée le 7 août 1706).

À la succession de Claude Floren en 1690 vint à nouveau un notaire, Joseph Martin, déjà son coadjuteur depuis 1687, qui acquit le fief de Thouzon et officia jusqu'en 1712. Ce furent ensuite des notaires pro-secrétaires qui exercèrent sous Henri Deydier de Beauvillard, titulaire de la charge, de 1712 à sa mort en 1723. En 1725, le pape conféra la charge à l'ancien vice-gérent de la Chambre, Jean Joseph Carichon, qui l'exerça par substitut. En 1732, l'ancien secrétaire de la ville d'Avignon, notaire apostolique, Claude Pintat, acquit la charge de secrétaire d'État de la légation d'Avignon et archiviste de la Chambre et la tint une dizaine d'années ; lui succédèrent Antoine Jean-Baptiste Jérémie (1745-1763) puis le gendre et substitut de ce dernier, Jean Joseph François de Proyet (1763-1768).

Sous la 3e occupation française d'Avignon et du Comtat Venaissin, l'activité de la secrétairerie d'État fut suspendue ; elle ne reprit qu'avec le retour au pape en 1774. Le 14 septembre, le président Durini conféra la charge au juriste Antoine Laurent Antoine de Salamon, lequel s'en démit en mars 1776. Le dernier titulaire fut le notaire avignonnais Balthazar Vigne, originaire de Mornas, nommé en 1776 et confirmé dans sa charge par le pape le 5 février 1777. Établis au palais apostolique, dans l'ancienne salle de la Trésorerie, les bureaux de la secrétairerie d'État comptaient trois ou quatre commis chargés des écritures.

Par une bulle en date du 17 mai 1710, Clément XI accorda la noblesse au titulaire de la charge de secrétaire d'État.

Localisation: Archives départementales de Vaucluse
Bibliothèque municipale d'Avignon