Ce répertoire représente quatre versements du Bureau des affaires budgétaires, ces versements étaient cotés respectivement 1999/51 MI 1-118, 1999/89 MI 1-48, 1999/95 MI 1-22 et 2001/57 MI 1-53. L'ensemble représentait 241 cartons " dimabs ", soit 80 mètres linéaires. Un important travail de tri a alors été réalisé afin d'éliminer les doublons et les pièces dont la conservation ne se justifiait pas du point de vue historique. Le présent répertoire décrit les 34 cartons " dimabs ", soit 11 mètres linéaires, qui sont destinés à la conservation définitive au Centre des Archives contemporaines de Fontainebleau. L'ampleur des éliminations s'explique par la nature même des documents, extrêmement sériels, ainsi que par les méthodes de travail employées au Bureau des affaires budgétaires. En effet la gestion du budget du ministère de l'Intérieur repose sur une bonne information des gestionnaires chargés des différents " pôles " budgétaires (police et sécurité civile, personnel hors police, administration centrale et locale), ainsi il n'était pas étonnant de trouver jusqu'à quatre exemplaires des dossiers les plus importants, ceci afin que chaque gestionnaire puisse l'avoir sous la main à tout moment. De plus, chaque gestionnaire conservait de nombreux doublons de dossiers provenant d'autres services du ministère, et cela également dans un but d'information " immédiate ". Ces dossiers ont été le plus souvent éliminés car ils ne concernaient pas directement le Bureau des affaires budgétaires. Ainsi ont été conservés uniquement les dossiers concernant l'organisation et le fonctionnement du bureau, les dossiers d'élaboration budgétaire qui représentent l'activité du bureau donc le volume le plus important de documents, et les dossiers traitant d'affaires diverses, plus ou moins ponctuelles, mais intéressant directement le Bureau des affaires budgétaires.

Le Bureau des affaires budgétaires est l'organe du ministère chargé de la préparation et de l'exécution du budget. Son plus lointain aïeul était le bureau des études générales (BEG) de l'ancienne direction des services financiers et du contentieux (DSFC) devenue en 1961, la direction des affaires administratives et financières (DAAF) du ministère de l'Intérieur. Dans les années 1970, le Bureau des études générales devient le Bureau des affaires financières (BAF) mais il faudra attendre la décennie suivante pour voir une véritable évolution dans l'organisation du service.

Avant 1983, un bureau unique assurait l'ensemble des opérations de préparation et d'exécution. Ensuite trois bureaux s'occupent des affaires budgétaires : le Bureau de la préparation du budget (BPB), le Bureau des études financières et de la rationalisation des choix budgétaires (BEFRCB) et le Bureau de l'exécution du budget (BEB). Ils dépendent de la Sous-direction des affaires financières (SDAF), elle-même intégrée à la Direction des affaires financières, immobilières et sociales (DAFIS) de la Direction générale de l'administration (DGA).

Le Bureau des affaires budgétaires relève désormais de la Sous-direction des affaires financières qui dépend de la direction de la programmation des affaires financières et immobilières (DPAFI) créée par arrêté du 3 octobre 1985, modifié le 6 août 1986 et le 24 août 2000. C'est la première fois que l'on voit apparaître une direction des affaires financières et immobilières autonome. C'est en novembre 1985 que les différents bureaux chargés de la préparation et de l'exécution budgétaire ont fusionné pour devenir le Bureau des affaires budgétaires. Depuis janvier 2004, la DPAFI a été rebaptisée DEPAFI (Direction de l'Evaluation et de la Performance des Affaires Financières et Immobilières) et dépend désormais du Secrétariat Général (SG).

La Sous-direction des affaires financières est pour l'administration du ministère de l'Intérieur, l'interlocuteur du ministère chargé de l'économie, des finances et du budget. Sa tâche consiste en la préparation du budget et au suivi de son exécution. Elle a aussi les fonctions d'ordonnateur principal par délégation du ministre et se charge de l'étude et l'organisation financière et comptable des services avec le bureau de la comptabilité centrale et de l'organisation financière (BCCOF).

Le Bureau des affaires budgétaires relève donc de la DEPAFI et a pour mission au sein de la Sous-direction des affaires financières, d'organiser et de préparer la loi de finances, en relation avec les services du Premier ministre et du ministère des Finances, pour ce qui concerne le fonctionnement et l'équipement de tous les services dépendant du ministre de l'Intérieur, tant pour les directions centrales que pour les services déconcentrés.

Le Bureau des affaires budgétaires s'occupe de la préparation et du suivi de l'exécution du budget de l'ensemble des directions du ministère, des lois de finances initiales et rectificatives (LFI et LFR), de l'examen et de la validation du programme d'emploi des crédits (PEC) des directions, du plan de charge des crédits de personnel. Il doit également traiter le bilan de gestion, les virements et les reports de crédits, les études et les analyses financières, ainsi que la participation à la tutelle des établissements publics, les questionnaires parlementaires et la centralisation des relations avec la direction du budget au ministère des Finances.

Ces archives budgétaires ont été versées à la Mission des Archives nationales entre décembre 1996 et juillet 2001 en quatre versements distincts. Ces versements correspondaient pour le service à une volonté de rangement. En effet, ses effectifs avaient fortement diminué depuis l'informatisation du bureau à partir de 1993 ; les locaux du bureau avaient été réduits en conséquence alors même que la masse de documents produits était en augmentation en raison de l'informatisation. Il faut noter également que le Bureau des affaires budgétaires a déménagé en 1999 ce qui a été l'occasion de trois versements à la mission. Tout ces versements ont été fait de manière relativement aléatoire et il a donc été nécessaire de les refondre en un seul pour retrouver la cohésion des dossiers qui avaient été séparés.

Le Bureau des affaires budgétaires fait partie de ces services qui, parce qu'ils sont des services de gestion et assurent de surcroît des tâches fonctionnelles, constituent des acteurs incontournables et obligés de l'administration d'un ministère. Selon les termes de l'arrêté du 3 octobre 1985, la Sous-direction des affaires financières dont dépend le Bureau des affaires budgétaires " . est, pour l'administration du ministère, l'interlocuteur du ministère de l'économie, des finances et du budget. Elle est chargée de la préparation du budget et du suivi de son exécution ainsi que de la tenue de la comptabilité centrale de l'étude de l'organisation financière et comptable des services "

Cette formulation affirme le rôle incontournable du bureau pour la préparation et l'exécution du budget. Les archives du Bureau des affaires budgétaires reflètent donc l'ampleur de la tâche de la préparation budgétaire et de son suivi jusqu'à l'exécution de celui-ci. La transparence exigée pour ces travaux se retrouve dans les fascicules budgétaires préparés par la section synthèse du bureau, et édités par l'Imprimerie nationale. Ils se définissent comme ceci :

 : Fascicule fournissant la liste des rubriques budgétaires sur lesquelles seront imputées, par article et paragraphe, les dépenses d'un exercice donné ; les rubriques indiquées sur cette liste figureront sur les ordonnances et les mandats de paiement. " La blanche "

 : Fascicule annexé au projet de loi de finances contenant une analyse détaillée des crédits demandés par le gouvernement pour un ministère. " Le Bleu budgétaire "

 : Document informatif établi par le Budget lors de la préparation du budget, il s'agit d'annexes informatives rendant compte des différentes politiques interministérielles. " Les jaunes "

 : Fascicule édité après le vote de la loi de finances contenant, pour chaque ministère, une analyse détaillée des crédits ainsi qu'un certain nombre de documents, notamment les moyens budgétaires en emplois. " Le Vert budgétaire "

Ces fascicules budgétaires n'ont pas été conservés lors du tri car une collection complète pour chaque ministère est conservée au Centre des Archives contemporaines. Ils sont donc le complément indispensable aux dossiers de préparation budgétaire car ils en présentent la version définitive.

Ce fonds permet d'appréhender le fonctionnement d'un service primordial et ses activités sur une période particulièrement longue pour les affaires diverses (le document le plus ancien remonte à 1940) et surtout il complète les dossiers de préparation budgétaire précédemment conservés (cf. sources complémentaires), ce qui permet d'observer l'évolution constante du mode d'élaboration du budget du ministère de l'Intérieur, ainsi que l'évolution des priorités budgétaires qui peuvent être le reflet de choix politiques.

Nous sommes en présence de documents majoritairement sériels en ce qui concerne la préparation et l'exécution budgétaire, mais dans un souci de compréhension de la méthode de travail utilisée par les gestionnaires, les dossiers ont été épurés des doubles et des documents inutiles tout en conservant la trame initiale. Ainsi les dossiers de préparation budgétaire sont classés chronologiquement entre eux mais leur classement interne n'a pas été fondamentalement modifié et donc la chronologie n'est pas toujours respectée. Les typologies des documents sont relativement variées en ce qui concerne les affaires spécifiques et ponctuelles, elles sont plus aisément compréhensible pour les dossiers plus sériels, voici quelques définitions de termes et types de documents fréquemment rencontrés :

 : Regroupement des services du ministère de l'Intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, par type de mission (Police, sécurité civile, administration centrale, administration territoriale, collectivités locales, etc.). Les agrégats sont revus annuellement et il faut les différencier des titres, chapitres, et articles qui sont un autre mode d'organisation budgétaire. Agrégat

 : Récapitulatif annuel commenté et détaillé des crédits par agrégat, c'est à dire de l'exécution du budget, il accompagne la loi de règlement. Compte rendu de gestion budgétaire

 : Mouvement entre chapitre d'un même titre (cf. agrégat). Décret de virement

 : Mouvement d'argent entre ministères pour la réalisation d'un projet en commun. Demandes de transfert au budget

 : Document analysant des données relatives à l'exécution du budget du ministère de l'Intérieur couvrant une période de dix ans. Cette évolution est tout d'abord présentée de façon générale dans le cadre de l'évolution du budget total de l'Etat. Puis, une approche en termes d'agrégat sur la période étudiée permet une analyse de l'évolution du budget au travers des différentes missions du ministère. Enfin, l'analyse fonctionnelle du budget du ministère met en lumière les évolutions des dépenses de personnel, de fonctionnement, d'intervention, d'équipement et des subventions d'investissement sur la période étudiée. Données pluriannuelles

Il s'agit d'une synthèse du projet de loi de finances destinée au ministre afin que celui-ci défende le projet de loi de finances de son ministère devant les deux assemblées. Un document différent est établi pour l'Assemblée Nationale et le Sénat. Fiches ministre :

 : Affectation des aides (subventions diverses, dons et legs) au budget, les arrêtés de fonds de concours concerne l'argent qui revient au ministère dans sa globalité. Fonds de concours

 : Loi votée à la fin de chaque année qui entérine les changements budgétaires intervenus au cours de l'année. Loi de finances rectificative

 : Recueil annuel de toutes les mesures du projet de loi de finances, il synthétise les mesures du budget. Mémo budgétaire

 : Schéma de décomposition et de répartition du budget voté par le Parlement pour définir l'utilisation des crédits alloués aux dépenses de personnel. Le budget voté n'étant alors répartis que par agrégat, il faut le répartir entre les différents titres, chapitres et articles. Il s'agit donc d'un tableau d'utilisation des crédits de personnel établi par les gestionnaires de chaque service. Plan de charges et de gestion des effectifs

 : Il s'agit de l'exécution du budget, les dotations de fonctionnement se faisant en fonction du nombre d'agent. Programme d'emploi des crédits (PEC)

 : Il s'agit des mesures acquises en cours d'année qui sont reconduites pour une année entière. Reconduction du budget

 : Recueil des lettres signées par le ministre, son directeur de Cabinet ou le directeur de la DEPAFI et envoyées à chaque direction et service important du ministère afin de leur notifier les programmes d'emploi des crédits (PEC) pour l'année à venir. Recueil des lettres de notification

 : mouvement entre articles d'un même chapitre (cf. agrégat). Sous-répartition

 : Tableau mensuel d'état des crédits consommés (donc des fonds publics payés) par chapitre. Tableau établi par l'Agence comptable centrale du trésor (ACCT). Tableau de consommation