Externaliser : agrément des tiers archiveurs

Pratiqué depuis de nombreuses années et encadré règlementairement depuis 2009, le recours à l'externalisation concernait dès 2010 plus de 86 kml d'archives publiques provenant en premier lieu des hôpitaux et jurisdictions. La mise en place de procédures de contrôle (agrément des prestataires de tiers-archivage pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, déclaration préalable de tout recours à l'externalisation, examen des contrats de dépôt par les services publics d'archives) a permis de mieux appréhender cette pratique et de concilier les exigences de conservation du patrimoine archivistique public avec la constitution d'une offre susceptible de satisfaire une demande soutenue. Au 31 décembre 2015, trente-neuf personnes morales bénéficiaient d’un agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires (30 pour l’archivage papier, dans 69 sites, répartis sur l’ensemble du territoire ; 9 pour l’archivage numérique ; 3 agréments mixtes). Début 2016, le volume total des opérations d’externalisation recensées dépasse les 600 kml.

Cadre juridique - Régime général

Le dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet, est encadré par les textes suivants :

Cas particulier des données de santé à caractère personnel
En plus des références citées ci-dessus, les textes suivants s’appliquent au cas particulier des données de santé à caractère personnel :

  • Code de la santé publique, articles L1111-8, R1111-9 à R1111-15-1 et R1111-16 (relatifs à l’hébergement des données de santé à caractère personnel par des personnes physiques ou morales agréés à cet effet).

En application de l’article R.1111-16 du code de la santé publique, les prestataires agréés par le ministre de la culture pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier le sont également, ipso facto, pour l'hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier, et ce quel que soit le statut des archives sur support papier, publiques ou privées, qui contiennent ces données de santé à caractère personnel.

En revanche, l’hébergement de données de santé à caractère personnel dans le cadre d’un service d’archivage électronique nécessite un autre agrément, accordé par le ministre de la santé (articles L.1111-8 et R.1111-9 à R.1111-15-1 du code de la santé publique), que les données soient de nature publique ou privée.

Cette situation est modifiée par l’ordonnance n°2017-27 du 12 janvier 2017 relative à l’hébergement des données de santé à caractère personnel entrant en vigueur, au plus tard, au 1er janvier 2019. Les prestataires agréés par le ministre de la culture pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier ou numérique le seront également, ipso facto, pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier ou dans le cadre d’un service d’archivage électronique, et ce quel que soit le statut des archives, publiques ou privées, qui contiennent ces données de santé à caractère personnel. Les prestataires qui disposeront de la certification pour l’hébergement des données de santé pourront bénéficier d’une procédure simplifiée pour obtenir l’agrément du ministre de la culture.

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Prestataires agréés

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Sites agréés

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